Privacyverklaring

De vereniging Levende Geschiedenis Limburg, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Roermond onder nummer 65531604, Verzamelt en verwerkt de navolgende gegevens van de leden van de vereniging en van aangemelde gasten:

De gegevens

  • A) Naam, adres, woonplaats (NAW gegevens), geboortedatum, allergieën, en emailadres van alle leden en oud- leden, die zijzelf in een aanmeldingsformulier beschikbaar hebben gesteld, alsmede bakgegevens voor zover deze staan vermeld op de bankafschriften die de vereniging ontvangt. Verder houdt de vereniging de gebruikersnamen, inlognamen en wachtwoorden voor de toegang tot het besloten deel van de website bij. B) Van aangemelde gasten wordt alleen de naam vastgelegd en de datum van deelname aan een verenigingsactiviteit. C) Foto’s van leden en gasten gemaakt tijdens activiteiten waaraan de vereniging deelneem

Doel van de verwerking

  • De A) gegevens dienen t.b.v van de administratie, het toesturen van brieven en berichten aan de leden, contributieverwerking, deelnameregistratie, verzekering en overige, voor de uitvoering van de taak van de vereniging noodzakelijk handelingen, waaronder het uitdragen van bekendheid van de vereniging en haar activiteiten. De registratie van gebruikersnamen, inlognamen en wachtwoorden is noodzakelijk om de leden toegang tot het besloten deel te verschaffen en, zo nodig, de leden te helpen deze te resetten. Allergieën worden slechts geregistreerd ten behoeve de inkoop en verzorging van de verenigingsmaaltijden. De B) gegevens dienen t.b.v. de verzekering en voor de uitvoering van de activiteit waaraan betrokkene deelneemt. De C) gegevens kunnen worden getoond op de website van de vereniging en op de social media waarvan de vereniging zich bedient.


De verkrijging van de gegevens

  • De gegevens worden verkregen van de leden en gasten zelf, van de bancaire instellingen, waarbij zij toestemming geven voor de verwerking daarvan. Voor wat betreft de foto’s wordt van de leden toestemming gevraagd om die te mogen openbaren. Bij minderjarige leden of gasten is toestemming van de ouder of voogd vereist.


De verwerking

  • Het bestuur van de vereniging beheert een website onder naam levendegeschiedenislimburg.com, Hierop staan contactgegevens van de vereniging, foto’s van activiteiten en een agenda, waarin de leden zich voor activiteiten kunnen aanmelden. Daarbij wordt hun naam vastgelegd.
  • Ten behoeve van deelname aan activiteiten die niet door de vereniging worden georganiseerd, verstrekt de vereniging de voor deelname vereiste informatie aan de organiserende instantie. Aanmelding voor deelnam geschiedt uitsluitend na verzoek daartoe van het betreffende lid.
  • De vereniging beschikt over een openbaar Facebook-account en een besloten Facebook-account. De leden kunnen hierop zelf berichten plaatsen. Deze blijven zichtbaar zolang zij dat zelf wensen. Op de openbare account worden ook evenementen aangekondigd, verslagen van activiteiten gepubliceerd en foto’s geopenbaard. Hiervoor geldt hetzelfde als hiervoor over de website is
    gesteld.
  • Wanneer het bestuur van de vereniging aan de leden berichten per email verstuurt, geschiedt dit zonder dat daarbij de email adressen van overige leden/gasten wordt geopenbaard.
  • Behoudens het hiervoor gestelde verstrekt de vereniging geen naw- gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen aan andere leden, niet zijnde bestuursleden, of derden zonder van te voren schriftelijke toestemming van de betreffende persoon. Bestuursleden krijgen slechts de beschikking over deze gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taak.


Opslag, beveiliging en verwijdering

  • De administratie wordt gevoerd in een extern-account (cloud) waartoe slechts de secretaris en de penningmeester rechtstreeks toegang hebben. De vereniging maakt slechts gebruik van een externe verwerker (cloud), wanneer met die verwerker een verwerkingsovereenkomst als bedoeld in de AVG is gesloten.
  • De financiële administratie wordt voorts door de penningmeester gevoerd in een ge-automatiseerd bestand op een privé computer. De penningmeester draagt zorg voor voldoende beveiliging van deze computer teneinde inbreuken van buitenaf te voorkomen.
  • Na einde van het lidmaatschap worden slechts die gegevens bewaard die noodzakelijk zijn voor de eventuele financiële afwikkeling van het lidmaatschap. Voor het overige worden de gegevens bij einde lidmaatschap verwijderd.
  • Foto’s waarop (oud) leden staan blijven bewaard, zonder dat daarbij de naam van de betrokkene wordt vermeld. Desgevraagd worden deze foto’s wel van de publiek toegankelijke social media en website van de vereniging verwijderd.


Rechten van geregistreerden:
Kennisname, aanvulling, wijziging, correctie en verwijdering.

  • Geregistreerden kunnen opgave krijgen van de gegevens die de vereniging van hen verwerkt. Zij kunnen verzoeken om aanvulling, wijziging, correctie en verwijdering.
  • De uitoefening van deze rechten geschiedt door het schriftelijk indienen van een verzoek daartoe aan de voorzitter van de vereniging door de geregistreerd. Bij het verzoek wordt een kopie gevoegd van een geldig identiteitsbewijs waarop het burgerservicenummer zichtbaar is. Na afwikkeling van het verzoek wordt deze kopie teruggegeven of vernietigd, conform de wens van de geregistreerde.
  • De voorzitter beslist op het verzoek. Wanneer gevraagde aanvulling, wijziging of correctie in strijd is met het doel van de vereniging, wordt deze geweigerd. Tevens wordt deze geweigerd wanneer die een onevenredige (administratieve) belasting voor de vereniging zou kunnen opleveren.
  • Bij weigering van aanvulling, wijziging of correctie behoudt de geregistreerde het recht op verwijdering van de gegevens. Wanneer daardoor de vereniging niet meer in staat is haar taken uit te voeren, is dat een reden om het lidmaatschap van de geregistreerde te beëindigen.